Archivace roku
Metodiky > Metodiky sociálního úseku
Místo realizace:
PDSS
Závaznost:
pro
sociální pracovnice
Cíl metodiky:
archivace
dokumentů na sociálním úseku
Účel:
úschova
v souladu se směrnicí o skartaci a oběhu účetních dokladů
Popis
činnosti:
- Dokumentace zemřelých uživatelů
- Účetní dokumentace
- Roční vyúčtování v programu Cygnus
- Dokumentace k důchodům z ČSSZ
- Archivace vyřazených žádostí
- Založení nového roku v rejstřících a dokladové dokumentaci
Postup:
- Dokumentace zemřelých
uživatelů
- Seřazení dokumentů ve složce uživatele
- Doplnění o zdravotnickou dokumentaci
- Úschova do vázacích desek
- Předání do archivu
Účetní
dokumentace:
- Archivace pokladních dokladů hotovostní a lékové pokladny
- Archivace pokladních knih
- Archivace dokumentace k depozitnímu účtu PDSS (1063531399/0800)
- Archivace dokladů o převodech k účtu PDSS (742040247/0100)
- Archivace měsíčních uzávěrek, roční inventarizace
- Archivace roční statistiky
- Archivace vyúčtování k výpisům došlých úhrad a PnP
- Archivace výplatních listin – vratek za pobyt mimo ústav
Roční
vyúčtování v programu Cygnus:
- Vyhotovení ročních přehledových sestav – dvojmo – 1x k archivaci,
1x uživatel
- (bankovní depozita, hotovostní depozita, vkladní knížky, léková pokladna)
- Vyhotovení ročních sestav ošetřovného a vyúčtování
- Převod na další rok po vyhotovení veškerých výstupů a zaevidování dat
běžného roku
Dokumentace
k důchodům z ČSSZ:
- Archivace hromadných seznamů z ČSSZ Praha
- Archivace rekapitulace důchodů
- Archivace výplatních seznamů k důchodům
- Archivace převodů na ČSSZ – vrácené důchodové splátky zemřelých
uživatelů
- Archivace ostatních dokladů spojených s evidencí důchodů
- (příprava důchodu, rozpis pokladny ke dni splatnosti, převod úhrad na účet DD)
Archivace
vyřazených žádostí:
- Dle směrnice vydané ke způsobu archivace žádostí
- zamítnuté žádosti žadatelů, kteří nejsou naší cílovou skupinou – dle
naší registrace
- žádosti zemřelých žadatelů
- žádosti žadatelů umístěných v zařízení jiného poskytovatele
sociálních služeb
- žádosti zrušené na vlastní žádost žadatele
- Vyřazení zápisů z jednání se zájemcem o službu – kdy nedošlo
k podání žádosti
Založení
nového roku v rejstřících a dokladové dokumentaci:
- Rejstřík složních listů
- ukončit běžný rok, pořadové číslo nového roku od čísla 1
- Rejstřík kont
- ukončit běžný rok, pořadové číslo nového roku pokračuje dále
- Rejstřík notářství
- ukončit běžný rok, pořadové číslo nového roku od čísla 1
- Pokladní knihy
- ukončit běžný rok
- hotovostní pokladna - PPD 1230001 – VPD 0000001
- léková pokladna - PPD 3210001 – VPD 0000001
- převody bankovní depozita – ve tvaru: den + měsíc + 001 a dále řadou
- Složní listy
- ukončit běžný rok, pokračovat dále ve tvaru – 01/12
- Vyřazovací protokoly
- ukončit běžný rok, pokračovat dále ve tvaru – 2012/01
Závěr
metodiky:
- Dodržením postupu při úschově, skartaci dokladové a spisové
dokumentace a evidovaných žádostí zajistit přehlednost a dohledatelnost
dokumentace, dodržení lhůt skartačního řádu.