Depozitní účet
Metodiky > Metodiky sociálního úseku
Místo realizace:
PDSS
Závaznost:
pro
sociální pracovnice
Cíl metodiky:
vedení
depozitního účtu
Účel:
účetní
evidence finančních prostředků uživatele
Popis činnosti:
- Dohoda o hmotné zodpovědnosti
- Depozitní účet – základní údaje
- Příjmy na depozitním účtu
- Výdaje na depozitním účtu
- Vedení pokladní knihy, pokladní doklady
- Evidence šeků
- Informace pro uživatele k vedení bankovního účtu
- Kontrola pokladních dokladů před uzávěrkou
Postup:
- Dohoda o hmotné zodpovědnosti
- Sociální pracovnice mají s domovem důchodců podepsánu dohodu o hmotné zodpovědnosti, ve které jsou popsány přesně a výstižně práva a povinnosti, vyplývající z této dohody pro obě zúčastněné strany, jak pro sociální pracovnice, kterým jsou depozitní prostředky uživatelů svěřeny do úschovy, aby vedly jejich řádnou a průkaznou evidenci, tak i na druhé straně pro domov důchodců, kterému tímto vzniká povinnost provádění kontroly manipulace s depozity, a zajištění odpovídajících podmínek pro výkon této činnosti.
- Depozitní účet – základní údaje
- Depozitní účet vedený u České spořitelny v Teplicích a slouží pouze k úschově finančních prostředků uživatelů domova důchodců.
- Podpisové právo k účtu mají oprávnění pracovníci (viz. příloha).
- Výpis z účtu je dosílán 1 x měsíčně.
- Šek k výběru pokladní hotovosti a převodní příkaz musí být vždy obsahovat dva podpisy oprávněných osob a předepsané razítko domova důchodců (šedé)
- Výdej nových šeků se provádí na základě písemné žádosti, s uvedením požadovaného počtu kusů, jména pracovníka, který šeky vyzvedne.
- Finanční hotovost vybírá ve spořitelně vždy osoba s podpisovým právem k účtu,
- Překládá ke kontrole občanský průkaz.
- Vklad na účet může provést kterákoliv osoba – (poplatek za provedení vkladu),
- V případě písemného pověření ke vkladům na účet se poplatek neúčtuje.
- Příkaz k úhradě do 100.000 Kč se vkládá orazítkovaný do sběrného boxu-
- Příkaz k úhradě nad 100.000 Kč se předává k ověření na přepážce České spořitelny, provádí osoba s podpisovým právem a předkládá ke kontrole občanský průkaz.
- Příjmy na depozitním účtu
- Vklad z hotovostní pokladny
- finanční hotovost uživatelů v úschově, vzhledem k pokladnímu limitu hotovostní pokladny
- vklad hotovosti, na žádost uživatele – souhlas s mimořádným vkladem
- vklad hotovosti, na žádost uživatele, výplata pouze části zůstatku důchodu, souhlas s ukládáním na depozitní účet (vstupní dotazník či tiskopis)
- vklad hotovosti - hospitalizace či zhoršení zdravotního stavu uživatele
- vklad hotovosti – notářské řízení po úmrtí uživatele
- vklad hotovosti – do ukončení řízení o ustanovení zvláštního příjemce či opatrovníka
- Převod z účtu ČSSZ Praha
- Důchodové plátky uživatelů dle hromadného seznamu převodem z účtu ČSSZ Praha (zpravidla jsou převedeny do osmého dne v měsíci). Poštou je doručen k převodu Hromadný seznam ve dvou výtiscích. (pro účtárnu a pro sociální úsek)
- Převod z účtu domova důchodců
- převod vyúčtování na depozitní účet
- (vratky ošetřovného zemřelých uživatelů, dopočet PnP, přeplatek plateb, vyúčtování odchodu uživatele do soukromí či jiného zařízení, vyúčtování pobytu mimo ústav v případě dopočtu PnP, převod osobních finančních prostředků)
- Převod úhrady na depozitní účet
- (v případě úmrtí uživatele před výplatním termínem, byl-li jeho důchod již zahrnut ve výplatní listině)
- Převody z jiných účtů
- osobní účty uživatelů, příbuzných – doplatky na léky,
- převody z bank – převod zůstatku zrušených osobních účtů uživatelů osobní účty
- Převody z bank
- pojištění, úrazové plnění apod.
- Výdaje na depozitním účtu
- Výběry do hotovostní pokladny
- finanční hotovost uživatelů v úschově – výběr na požádání uživatele, doplnění zálohové lékové pokladny či úhrady pohledávky za pobyt se souhlasem uživatele
- výběr kapesného z hromadného seznamu důchodů ve výplatní termín (15 v měsíci)
- výběr finančních prostředků – na základě notářského rozhodnutí o dědictví
- výběr finančních prostředků po ustanovení opatrovníka či zvláštního příjemce
- Převod na účet ČSSZ Praha
- Vratky důchodových splátek z hromadného seznamu, náležející uživatelům, kteří zemřeli před dnem splatnosti důchodu.
- Důležité upozornění: V případě, že je uživatel hospitalizován a k jeho úmrtí dojde v den výplaty důchodu, vrací se i tato důchodová splátka zpět na ČSSZ Praha, v protokole o předběžném šetření uvedeme v tomto případě, pohledávku u ČSSZ, nevyplacený důchod za příslušný měsíc.
- Převod na účet domova důchodců
- V den výplaty hromadným seznamem, se převede na účet domova důchodců souhrnná výše úhrad dle rekapitulace důchodů.
- Převody na osobní účty dědiců
- Převody deponovaných finančních prostředků – na základě notářského rozhodnutí
- Osobní účty fyzických osob – dědiců
- Účet městského či obecního úřadu, podle notářského rozhodnutí
- Účet Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových – je-li dědicem Český stát
- Vedení pokladní knihy, pokladní doklady
- Pokladní kniha
- je určena k evidenci příjmů a výdajů bankovní hotovosti
- Je opatřena zápisem zahrnujícím tyto údaje:
- počet očíslovaných listů, případně stran,
- pokladní limit není stanoven,
- období, za které je vedena,
- seznam odpovědných osob,
- podpis ekonoma či ředitele zařízení.
- Záznamy zahrnují datum, číslo pokladního dokladu, text pokladní operace, částku, doplňující poznámku o účelu pokladní operace služby.
- (text-zpravidla jméno uživatele, případně: účtárna DD, Pošta, Spořitelna, Léková pokladna)
- Záznamy jsou vedeny v písemné a elektronické podobě (Program Cygnus)
- Denní zůstatek pokladní hotovosti je oddělen podtržením od dalšího dne.
- Pokladní doklady
- obsahují veškeré náležitosti: doklad z programu Cygnus.
- vklad nebo výdej do spořitelny- (příloha – příjmový či výdajový doklad spořitelny, banky)
- Doklady příjmu a výběrů jsou vedeny pod čísly hotovostní pokladny, a to z důvodu souvztažnosti.
- (Příklad: VPD 123062 bankovní pokladny – odpovídá PPD 123062 hotovostní pokladny)
- PPD 400 bankovní pokladny – odpovídá VPD 400 hotovostní pokladny)
- Doklady o převodu – zápis je sedmimístný – skládá se z datumu a pořadového čísla převodu v daném roce.
- (Příklad: převod ze dne 18, června – je ve tvaru – 1806085)
- K určeným bankovním operacím se přikládá kopie platebního poukazu,
- rozpis převodu, kopie příkazu k úhradě, případně avízo.
- (výběr důchodů HS, převod vyúčtování, převod vratky důchodů na ČSSZ, převod notářství)
- Doklady se zakládají do šanonu, ve kterém jsou rozděleny na vklady, výběry a převody za běžný rok.
- Opravy pokladní knihy, pokladních dokladů
- se provádí přeškrtnutím chybného údaje, doplněním správného údaje a připojením podpisu pracovníka, který opravu provedl. Záznam opravy se neprovádí červenou barvou, přepisem, přelepováním, nesmí se použít korekční páska nebo barva.
- Sociální pracovnice vyhotoví na požádání přehled bankovního pokladny z programu Cygnus.
- Evidence šeků
- V Excelu v souboru POKLADNA je vedena evidence bankovních šeků vydaných Českou spořitelnou. Evidence je seřazena podle čísla šeků.
- Zápis obsahuje: datum, číslo pokladního dokladu, částku,
- kdo provedl výběr, kdo šek podepsal.
- Chybně vyplněný šek se přeškrtne z rohu do rohu, označí se slovem STORNO a uschová se pro kontrolu k inventarizaci.
- Informace pro uživatele k vedení bankovního účtu
- Základní informace o možnosti úschovy finančních prostředků podá sociální pracovnice při jednání se zájemcem o službu. Ve smlouvě je výslovně uvedeno, že depozitní účet je určen k úschově osobních finančních prostředků a je zde také vysvětlen způsob využití úroků, s čímž svým podpisem uživatel vyslovuje svůj souhlas. Uživatelé, kteří byli přijati do domova důchodců před rokem 2011, mají tuto informaci k vedení účtu uvedenu ve vstupním dotazníku, který byl také podepsán uživatelem při nástupu do zařízení.
- Výběry z depozitního účtu se provádí zpravidla jedenkrát za týden (středa), dopředu je potřeba výběr ohlásit.
- Souhlas uživatele k manipulaci s jeho finančními prostředky
- Písemný záznam o rozhodnutí uživatele týkající se osobních finančních prostředků, vklady nebo výběry z depozitního účtu, úhrada pohledávek na úhradách za pobyt, fakultativních službách, PnP, lékové pokladny z doslaných finančních prostředků – mimo důchodu (vratky za pobyt mimo ústav, vyúčtování pojišťoven, deputátní uhlí, vyúčtování PnP, energii ajin.)
- Požadavek na výši kapesného při důchodech, v případě že uživatel nechce přebírat celý zůstatek z důchodu.
- Požadavek uživatele na pravidelnou týdenní výplatu kapesného (ST)
- Tiskopis podepisuje sociální pracovnice a uživatel.
- Kontrola pokladních dokladů před uzávěrkou
- Provedení kontroly dokladů za celý běžný měsíc – kontrola všech náležitostí, doložení dokladů, kontrola věcné a obsahové správnosti dokladů
- výpisy ze spořitelny, doklady účtárny, platební poukazy, rozpisy převodu aj,) věcné a obsahové správnosti dokladů
- Porovnání záznamů v pokladní knize a záznamů v programu Cygnus.
Závěr metodiky:
- Vedení depozitního účtu a dodržování všech postupů správné manipulace se svěřenými finančními prostředky.
- Zajištění průkaznosti jednotlivých účetních případů.
- Dodržení bezpečnosti úschovy finančních prostředků.
- Pomoc při řešení životní situace uživatele, spolupráce s rodinou uživatele.
- Dodržení postupu v zaevidování změn v návaznosti na další výstupy pro ekonomický úsek.