Inventarizace a měsíční uzávěrky

Metodiky > Metodiky sociálního úseku

Místo realizace:

PDSS

Závaznost:

pro sociální pracovnice

Cíl metodiky:

provedení měsíčních uzávěrek a roční inventarizace

Účel:

podklad pro finanční účtárnu domova důchodců

Popis činnosti:

Měsíční uzávěrka hotovostní pokladny
Měsíční uzávěrka lékové pokladny
Měsíční uzávěrka vkladních knížek
Měsíční uzávěrka depozitního účtu – konta uživatelů
Měsíční uzávěrka depozitního účtu – úroky a poplatky
Dokladové výstupy pro účtárnu
Příprava k inventarizaci
Provedení inventarizace, inventarizační protokoly

Postup:

Měsíční uzávěrka hotovostní pokladny:

Provedení kontroly všech dokladů za běžný měsíc podle pokladní knihy
kontrola všech náležitostí, přiložených příloh, podpis
Porovnání zápisů v pokladní knize s pokladní knihou programu Cygnus
(program Cygnus řadí za sebou odděleně všechny příjmy a výdaje, nezachová časový sled pokladních operací)
Kontrola výše zůstatku pokladní hotovosti
(výše pokladní hotovosti uvedená v pokladní knize, v programu Cygnus - musí odpovídat rozpisu na jednotlivých kontech uživatelů a skontru hotovosti v hotovostní pokladně)
Další kontrolou je součet položek na rozpise pokladní hotovosti a na serveru sociálního úseku – POKLADNA – uzávěrka HD.
Zápis o provedení měsíční uzávěrky v pokladní knize hotovostní pokladny
Rozpis měsíční uzávěrky v pokladní knize
(počáteční stav, obraty příjmu a výdeje, konečný stav)
Převod zůstatku pokladní hotovosti na měsíc následující

Měsíční uzávěrka lékové pokladny:

Provedení kontroly všech dokladů za běžný měsíc podle pokladní knihy
kontrola všech náležitostí, podpisů, přiložených příloh účtenek za doplatky léků, vyúčtování regulačních poplatků za návštěvu u lékaře či hospitalizaci v nemocnici
Porovnání zápisů v pokladní knize s pokladní knihou programu Cygnus
(program Cygnus řadí za sebou odděleně všechny příjmy a výdaje, nezachová časový sled pokladních operací)
Kontrola výše zůstatku pokladní hotovosti
(výše pokladní hotovosti uvedená v pokladní knize, v programu Cygnus - musí odpovídat rozpisu na jednotlivých kontech uživatelů a skontru hotovosti v lékové pokladně)
Zápis o provedení měsíční uzávěrky v pokladní knize lékové pokladny
Rozpis měsíční uzávěrky v pokladní knize
(počáteční stav, obraty příjmu a výdeje, konečný stav)
Převod zůstatku pokladní hotovosti na měsíc následující

Měsíční uzávěrka vkladních knížek

Provedení kontroly všech dokladů za běžný měsíc podle pokladní knihy
kontrola všech náležitostí, podpisů,
Porovnání zápisů v pokladní knize s pokladní knihou programu Cygnus

(program Cygnus řadí za sebou odděleně všechny příjmy a výdaje, nezachová časový sled pokladních operací)

Kontrola výše zůstatku na vkladních knížkách

(výše zůstatku uvedená v pokladní knize, v programu Cygnus – musí odpovídat rozpisu na jednotlivých kontech uživatelů a stavu na vkladních knížkách uživatelů)

Zápis o provedení měsíční uzávěrky v pokladní knize vkladních knížek
Rozpis měsíční uzávěrky v pokladní knize

(počáteční stav, obraty příjmu a výdeje, konečný stav)

Převod zůstatku vkladních knížek na měsíc následující

Měsíční uzávěrka depozitního účtu – konta uživatelů

Provedení kontroly všech dokladů za běžný měsíc podle výpisu z depozitního
účtu, doplnění pokladní knihy bankovního účtu o případnou další neavizovanou
úhradu na účet (výpis je měsíční – doručen zpravidla do pátého dne následující měsíce)
kontrola všech náležitostí, podpisů, příloh, seznamů o převodech a úhradách
Porovnání zápisů v pokladní knize s pokladní knihou programu Cygnus
(program Cygnus řadí za sebou odděleně všechny příjmy a výdaje, nezachová časový sled pokladních operací)
Kontrola výše zůstatku na depozitním účtu
(výše zůstatku uvedená v pokladní knize, v programu Cygnus – musí odpovídat rozpisu na jednotlivých kontech uživatelů)
Zápis o provedení měsíční uzávěrky v pokladní knize depozitního účtu
Rozpis měsíční uzávěrky v pokladní knize
(počáteční stav, obraty příjmu a výdeje, konečný stav)
Převod zůstatku depozitního účtu na měsíc následující

Měsíční uzávěrka depozitního účtu – úroky a poplatky

Provedení měsíčního vyúčtování podle výpisu z depozitního účtu v přehledu, který je veden v sešitě k depozitnímu účtu.
Údaje: datum, pořadové číslo bankovní operace na výpise,
text v části uživatelé – pohyby na kontech uživatel - příjmy a výdaje

(vklad, výběr, úhrada. převod)

text v části poplatky – pohyby mimo konta uživatelů, příjmy a výdaje

(úrok, poplatky spojené s vedením účtu, vystavení šeků)

Vyznačení mezisoučtu obratů a zůstatku – kont uživatel i části poplatky
Provedení porovnání konečného zůstatku depozitního účtu s výpisem.

Dokladové výstupy pro účtárnu

Provedení výtisku uzávěrek: Pokladní kniha - za běžný měsíc
Výkaz příjmů a výdajů – za běžný měsíc
Tiskne se dvakrát - pro účtárnu a sociální úsek
Podpis: ředitel, sociální pracovnice
Uzávěrky se tisknou z kont hotovostní a lékové pokladny, depozitního účtu a vkladních knížek.
Vyhotovení Přehledu uzávěrek – sociální server – INVENTURY – měsíční uzávěrky
Údaje: jsou vedeny vždy za čtvrtletí

(měsíce čtvrtletí, počáteční zůstatek, příjem, výdej, konečný zůstatek)

Zahrnuje i obraty z depozitního účtu – části poplatky
Tiskne se dvakrát - pro účtárnu a sociální úsek
Přehled uzávěrek a výtisky uzávěrek se seřadí podle přehledu uzávěrek
Termín předání do účtárny do 9. dne následujícího měsíce

Příprava k inventarizaci

Připraví se podklady k inventarizaci hotovostní a lékové pokladny, depozitního účtu,
vkladních knížek a věcných depozit
Údaje:

stav ke dni konání poslední inventarizace,
obraty pokladen, účtu, věcných depozit - příjmy a výdaje,
stav ke dni konání aktuální inventarizace

Celoroční soupis měsíčních uzávěrek
Aktuální zůstatky na kontech uživatelů - jmenný seznam uživatelů

(hotovostní a léková pokladna, depozitní účet)

Aktuální zůstatky na vkladních knížkách – jmenný seznam uživatelů, čísla složních listů
Aktuální věcná depozita v úschově – jmenný seznam uživatelů, čísla složních listů, popis a počet věcných depozit, roční přehled o příjmu a výdeji věcných depozit
Aktuální skontro hotovostní a lékové pokladny, s výčetkou pokladní hotovosti.
Depozitní účet je zkontrolován po doslání ročního výpisu z účtu (zpravidla do 7. ledna)
Doplní se prosincové obraty úroků a poplatků spojených s vedením účtu.
Připraví se věcná depozita k provedení inventarizace,

Provedení inventarizace, inventarizační protokoly

Inventarizační komise provede dokladovou i fyzickou inventarizaci finančních prostředků v hotovostní a lékové pokladně, zkontroluje stav na evidovaných.
vkladních knížkách, věcných depozitech v úschově.
Porovná stav na kontech depozitního účtu s pokladní knihou depozitního účtu a s programem Cygnus.
Stejně tak porovná záznamy z programu Cygnus s fyzickou inventurou věcných depozit.
Porovná stav na kontech vkladních knížek s pokladní knihou vkladních knížek a s programem Cygnus.
Porovná stav na kontech hotovostní a lékové pokladny s pokladními knihami, porovná je se záznamy v programu Cygnus.
U hotovostní a lékové pokladny provede kontrolu pokladní hotovosti s vykázáním výčetek, které jsou pak součástí protokolu o provedené inventarizaci, sepíše protokol, v němž budou uvedeny zjištěné skutečnosti.
K případnému zjištěnému rozdílu se musí vyjádřit odpovědné osoby
Inventarizační komise provede rovněž záznam o provedené inventarizaci do všech
pokladních knih. Zápis podepíše celá inventarizační komise.
Protokoly o provedené inventarizaci podepisují i hmotně odpovědné osoby,

Závěr metodiky:

Provedení pravidelné roční inventarizace svěřených finančních prostředků a věcných depozit.
Kontrola úschovy a vedení dokumentace s tím spojené.

PDF

DOC

ZPĚT