Věcná depozita
Metodiky > Metodiky sociálního úseku
Místo realizace:
PDSS
Závaznost:
pro sociální pracovnice
Cíl metodiky:
vedení
věcných depozit
Účel:
účetní
evidence věcných depozit uživatele
- Popis činnosti:
- Dohoda o hmotné zodpovědnosti
- Věcná depozita – základní údaje
- Označení věcného depozita
- Provedení záznamu o příjmu do evidence
- Provedení záznamu o výdeji z evidence
- Příprava k inventarizaci věcných depozit
Postup:
- Dohoda o hmotné zodpovědnosti
Sociální pracovnice mají s domovem důchodců podepsánu dohodu o hmotné zodpovědnosti, ve které jsou popsány přesně a výstižně práva a povinnosti, vyplývající z této dohody pro obě zúčastněné strany, jak pro sociální pracovnice, kterým jsou depozitní prostředky uživatelů svěřeny do úschovy, aby vedly jejich řádnou a průkaznou evidenci, tak i na druhé straně pro domov důchodců, kterému tímto vzniká povinnost k provádění kontroly manipulace s depozity, a zajištění odpovídajících podmínek pro výkon této činnosti.
- Věcná depozita – základní údaje
- Věcná depozita jsou cennosti uživatele, které jsou svěřeny do úschovy.
- Převzetí věcného depozita – na vlastní žádost uživatele, zhoršení zdravotního stavu, úschova během hospitalizace ve zdravotnickém zařízení, pozůstalost.
- Uložení v trezoru domova důchodců po řádném označení
- Úschova je zaznamenána na složním listu
- Uživateli je vydáno potvrzení o úschově
- Provedení záznamu do rejstříku složních listů
- Provedení záznamu do knihy kont – úschova vkladních knížek
- Záznam v programu Cygnus
- Záznam o pohybech depozit – sociální úsek – POKLADNA. Věcná depozita
- Vydání věcného depozita – provedení záznamů v rejstříku složních listů a v knize kont
- Vystavení vyřazovacího protokolu v progranu Cygnus – založení do šanonu vyřazovacích protokolů
- Označení věcného depozita
- Věcná depozita musí být řádně označena, aby nedošlo k záměně po celou dobu úschovy.
- Lepícím štítkem se jménem uživatele (lépe pro zpevnění přelepit izolepou) použít u označení větších předmětů (rádio, varná konvice, televizor, budík, mobil)
- Drobné předměty lze označit provléknutím větší kancelářské spony, na její plochu nalepit štítek se jménem uživatele a celé zpevnit izolepou. (náušnice, prsten, přívěsek)
- Řetízek označit štítkem na kancelářské sponě nebo v polovině jeho délky jej nalepit na štítek, nahoru nalepit štítek se jménem a zpevnit izolepou. (nezamotá se)
- Zubní korunky, mince - označit v průhledném obalu – možnost kontroly počtu
- Drobné předměty ukládáme do trezoru – v označeném papírovém sáčku (výplatní)
- Větší předměty jsou uloženy v igelitových sáčkách v krabici či volně v trezoru. (vhodný způsob uložení – igelitové tašky různých velikostí)
- Záznam na papírovém sáčku - vystavují se každé úschově, jsou abecedně seřazeny
- v krabici, slouží k rychlejší orientaci o umístění a počtu věcných depozit v trezoru.
- Údaje: Jméno uživatele, evidenční číslo uživatele, číslo složního listu, razítko PDSS,
- Rozpis cenností:
- počet ks, druh, popis – značka nebo druh kovu, barva kamene.
- Vždy uvést případné poškození věcného depozita.
- Celkový počet kusů – údaj pro inventarizaci
- Místo uložení v trezoru
- Provedení záznamu o příjmu do evidence
- Rejstřík složních listů
- Je základní evidencí k vedení úschovy věcných depozit.
- Každý rok se vede nová číselná řada
- Údaje: Pořadové číslo, datum převzetí, jméno uživatele, druh (věcné depozitum, VK),
- způsob vydání z úschovy (předání, notářství, zrušení VK), datum vydání z úschovy
- Program Cygnus – Hmotná depozita
- Základní rozdělení na vkladní knížky a cennosti – záznamy se tak promítají do daných částí kont uživatelů – možnost následné volby libovolnosti tiskových výstupů
- Údaje: název (Hodinky, Rádio, Mobilní telefon, Řetízek, Prsten)
- popis (náramkové s koženým černým páskem, zn. SWING, zn, NOKIA s nabíječkou, žlutý kov)
- počet kusů
- hodnota: 1 kus = 1 Kč
- doklad: složní list – uvést číslo
- datum: kdy byly do depozita předány do úschovy
- vyhotovil: jméno sociální pracovnice
Údaje při převzetí vkladní knížky navíc obsahují údaj o vinkulaci heslem či soudem, číslo vkladní knížky, na koho je vedena – jméno, příjmení, místo vedení vkladní knížky (peněžní ústav, město), údaj o posledním pohybu na vkladní knížce, konečný zůstatek. (1 ks VK na jméno František Malý, HESLO, č. VK 12-124667-3, vedená u České spořitelny Praha, stav na VK ke dni 30.8.2009 činí 168.342, - Kč)
- Výtisk složního listu – Finanční depozita – Ostatní
- zapsat číslo složního listu
- doplnit údaje o převzetí podle vzoru: Převzato do úschovy dne:
- Evidenční číslo uživatele
- Číslo OP nebo jiného dokladu:
- výtisk vždy dvakrát (v případě úmrtí se zakládají oba výtisky složního listu)
- v případě úmrtí uživatele – dopsat slovo zemřel
- podpis ředitele, kdo vyhotovil, svědek, uživatel
- Jeden výtisk převezme uživatel, druhý se založí do evidence aktuálních složních listů
- Kniha kont
- Je základní evidencí úschovy vkladních knížek
- Číselná řada se nepřerušuje pouze se označí změna roku.
- Údaje: Pořadové číslo, datum převzetí, jméno uživatele, číslo vkladní knížky,
- číslo složního listu, způsob vydání z úschovy (předání, notářství, zrušení VK), datum vydání z úschovy
- Úschova vkladní knížky se zaznamenává souběžně do kont vkladních knížek
- Server sociální úsek – POKLADNA. Věcná depozita
- Záznam o pohybech depozit aktuální a vyřazená věcná depozita
- odkaz na vyřazovací protokoly
- Záznam o pohybu počtu kusů depozit – k aktuálnímu datu změny
- Provedení záznamu o výdeji do evidence
- Ke složnímu listu v aktuální evidenci, se připojí složní list od uživatele, pokud ho již nemá, poznamená se tato skutečnost na složní list, na složní list se provede záznam o předání věcných depozit, uživatel tuto skutečnost podepíše, zápisu podepíše svědek předání. Vyhotoví se kopie takto doplněného složního listu, oba výtisky se spojí a založí do evidence vyřazených složních listů. (Chronologické zařazení v daném roce)
- Provede se záznam o předání do Rejstříku složních listů
- V případě předání vkladní knížky – záznam o předání do Knihy kont
- Souběžně se ukončuje konto vkladních knížek zápisem o vydání z evidence
- Jedná-li se o vydání věcného depozita na základě notářského rozhodnutí – provede záznam do Knihy notářství, spolu s vystavením protokolu o předání depozit na základě notářského rozhodnutí – blíže Metodika předání notářství
- Věcná depozita se v programu Cygnus převedou z aktuálních do vyřazených s uvedením důvodu předání
- Na základě takto provedeného záznamu se vytiskne Vyřazovací protokol, který se po podepsání (ředitel, vyhotovil, svědek) zakládá do šanonu k případné kontrole.
- (Chronologické řazení v daném roce)
- Server sociální úsek – POKLADNA . Věcná depozita
- Záznam o pohybech depozit aktuální a vyřazená věcná depozita
- odkaz na vyřazovací protokoly
- Záznam o pohybu počtu kusů depozit – k aktuálnímu datu změny
- Příprava k inventarizaci věcných depozit
- Provedení kontroly věcných depozit – zkontrolovat, zda je vše řádně označené zaevidované.
- Kontrola zápisů v Knize kont a v Rejstříku složních listů
- Kontrola evidence aktuálních složních listů, evidence vyřazených složních listů. (zda mají doklady veškeré náležitosti, podpisy)
- Kontrola počtu svěřených věcných depozit.
- Výtisk kontrolních sestav k inventarizaci v programu Cygnus.
Závěr metodiky:
- Vedení věcných depozit svěřených do úschovy. Průkazná evidence o pohybu věcných depozit, návaznost na další zpracování – notářství. Dodržení bezpečnosti úschovy věcných depozit.